O colaborador saiu. A conta dele continua ativa?

Imagine o caminho comum: o colaborador sai, o RH avisa a TI dias depois, o chamado entra na fila, e a fila tem outras urgências. Enquanto isso, a conta dele continua ativa, com todos os acessos que tinha, esperando alguém ter tempo de desligar.

O problema raramente é falta de cuidado. É o caminho que o pedido percorre: alguém precisa lembrar de avisar, alguém precisa abrir o chamado, alguém precisa ter um minuto livre. E cada dia nesse caminho é um dia com uma porta aberta.

Desativar o acesso de quem saiu: o gestor pede, alguém aprova no celular

Com o iKSA, o assistente de TI da iRon King, o pedido sai de quem sabe primeiro: o gestor. Ele escreve no chat, em português: "desative a conta do João, ele saiu da empresa".

1. Confere quem é. O João precisa ser subordinado direto de quem pediu, segundo o diretório da empresa, e não segundo o que foi digitado. Se o nome for ambíguo, o gestor escolhe o certo entre as pessoas da própria equipe.
2. Pede a aprovação. O pedido chega ao celular de quem aprova, com dois botões: aprovar ou recusar.
3. Executa. Aprovado, a conta é desativada no diretório, e o diretório passa a recusar qualquer login novo com ela.
4. Registra. O gestor vê o resultado no próprio chat, e a execução vira um chamado já resolvido, com quem pediu, o que foi feito e quem aprovou.

O bloqueio da conta, que dependia da fila, passa a depender só de alguém aprovar. Se ninguém aprovar a tempo, o pedido expira, o gestor vê isso no chat e pede de novo.

A mesma conversa resolve a fila de todo dia

O desligamento é o caso mais urgente, mas não é o que mais enche a fila. Conta bloqueada, acesso a uma pasta de rede, disco cheio: são pedidos que chegam toda semana e não precisam de um técnico. O iKSA resolve esses pedidos do mesmo jeito, pelo chat e com aprovação, e registra cada um. Sempre no diretório da empresa, e só o que está na lista de ações permitidas.

Quem pede e quem decide não precisam ser a mesma pessoa

Daria para deixar o próprio gestor desativar a conta direto do chat. Seria mais rápido, e seria poder demais na mão de quem pede: desligar alguém tira a pessoa do trabalho na hora, e um pedido feito no impulso, ou com o nome errado, atrapalha a empresa antes que alguém perceba. No outro extremo, a TI pode fazer tudo sozinha, por comando, mas aí o pedido volta a depender de alguém avisar a TI.

O iKSA fica no meio, e esse é o ponto dele: o pedido sai de quem sabe primeiro, e a decisão fica com quem responde pelo ambiente. Quem aprova você define na implantação: a TI, ou um grupo da própria área. Para ações de menor risco, dá para dar permissão direta a perfis específicos. Para desligar uma conta, a recomendação é sempre ter alguém aprovando.

Por que dá para confiar

• A IA não executa nada. Ela entende o pedido e o encaminha. Quem executa é o sistema, depois da aprovação, e se a IA disser que fez algo que não fez, a própria tela avisa que nada foi executado.
• A alçada vem do diretório. Um gestor não consegue desligar alguém que não é da equipe dele, por mais que escreva o nome.
• O pedido é o que foi pedido. A ação sai do pedido registrado, não do botão. Um pedido esquecido expira, e um clique repetido não executa duas vezes.
• Voltar atrás é simples. Desativar não tira nada da conta. Se foi engano, a reativação segue o mesmo caminho, com pedido e aprovação.

Quer saber quais pedidos da sua fila poderiam seguir esse caminho? O iKSA começa por eles.

O que o checklist de desligamento ainda pede

• O que já estava aberto não fecha sozinho. Sessões já autorizadas, como o notebook fora da rede ou o e-mail no celular, podem continuar valendo por um tempo. Numa saída delicada, encerrá-las é um passo à parte.
• O resto segue por chamado. Caixa de e-mail, licenças, equipamento e sistemas que não usam o login da empresa continuam com a equipe, agora com um chamado aberto desde o primeiro minuto.
• O cadastro manda. Quem é gestor de quem vem do diretório, então ele precisa estar em dia. Vale limpar o gestor da conta na saída, e quem pede não deveria estar no grupo que aprova.

Por onde começar

Se na sua empresa a conta de quem saiu depende de alguém lembrar de abrir um chamado, esse é o primeiro pedido que vale tirar da fila. Em 30 minutos de conversa, a gente vê com você quais pedidos da sua fila podem seguir o mesmo caminho, que modelo de aprovação combina com a sua empresa e o que conferir no seu diretório antes de começar.